Er zijn mogelijkheden om je privéauto ook voor zakelijk gebruik in te zetten. Dit vergt wel wat in je administratie en er zijn verschillende manieren om dit bij te houden.
Kilometervergoeding
Allereerst is het aan te raden om de zakelijke kilometers (en ook het woon-werkverkeer) bij te houden met een kilometeradministratie. Deze zakelijke kilometers zijn van de winst af te halen. Hiervoor is een vast bedrag vastgesteld door de Belasting dienst. In 2024 is de kilometervergoeding die aftrekbaar is € 0,23 per kilometer.
Hierbij mag je dan geen verdere autokosten van je winst afhalen. Denk aan brandstof, verzekering, tol of parkeren. De hiervoor genoemde bedragen zijn verwerkt in de € 0,23 per kilometer.
Btw van de privéauto
Als je een privéauto óók gebruikt voor zakelijke doeleinden is het onder bepaalde voorwaarden mogelijk om Btw af te trekken.
Dit betreft alleen de Btw over het gedeelte dat de auto voor belaste omzet wordt gebruikt. Belaste omzet, ook uitgelegd in het voorbeeld hieronder, is dat de klant waarvoor de kilometers zijn gereden ook een product of dienst afneemt waarvoor een Btw-plicht geldt.
Een eenvoudig voorbeeld. In een kwartaal heeft u 3.000 km gereden, 750 km hiervan zijn naar een klant geweest. Deze 750 km zijn een kwart van uw gereden kilometers. Hierover is de btw aftrekbaar.
Het is hierbij dus wel van belang dat deze desbetreffende klant producten of diensten bij u afneemt die btw-plichtig zijn. Dit brengt ook met zich mee dat het gewone woon-werkverkeer niet aftrekbaar is voor de btw.
Zakelijke kilometers aantonen
Er zijn verschillende manieren om aan te tonen dat er sprake is van zakelijk gebruik van een privéauto.
1. Allereerst door een sluitende kilometeradministratie. Hiermee is eenvoudig te bepalen en aan te tonen welk deel voor zakelijk gebruik en welk deel voor privégebruik is. Daarbij dien je uiteraard ook bij te houden of er sprake is van zakelijk gebruik met betrekking tot belaste of vrijgestelde omzet. Aangezien dit laatste niet open staat voor btw aftrek. (zie kopje hierboven)
2. Een tweede mogelijkheid is (als u geen sluitende kilometeradministratie heeft bijgehouden) om de verhouding tussen zakelijk en privégebruik aan te tonen met gegevens uit de administratie, zoals:
a. Aard van uw onderneming
b. Aantonen van zakelijke doeleinden waarvoor de auto gebruikt wordt
c. De functie en werkzaamheden van de gebruiker van de auto
d. De wijze waarop de auto voor privédoeleinden mag worden gebruik of is gebruikt (bijvoorbeeld woon-werkverkeer).
Ook zegt de Belastingdienst dat er statistische gegevens gebruikt kunnen worden om de omvang van privéverbruik aan te tonen. Deze zijn dan weer te combineren met andere gegevens uit de administratie.
Je hebt ook altijd de mogelijkheid om de verhouding voor te leggen aan de Belastingdienst. Dit kan door middel van een vooroverleg.
3. Als er geen administratie is waaruit het privéverbruik blijkt.
Je hebt dan de mogelijkheid om alle btw over het onderhoud en gebruik af te trekken. Vervolgens moet je aan het einde van het jaar de afgetrokken btw corrigeren met de btw van het privégebruik. Hiervoor moet je 1,5% van de cataloguswaarde van de auto aangeven als verschuldigde btw. Verder hoef je dus niets bij te houden als je deze optie gebruikt. Het is wel de minst voordelige optie.
Let op! Deze regeling is niet van toepassing als je onderneming een bv is. In dat geval ben je als DGA geen ondernemer voor de btw. De bv zelf is immers btw plichtig. Wat betreft de privéauto: als DGA moet je jezelf als werknemer beschouwen.
Tot slot
De belastingdienst geeft dus nog wel wat mogelijkheden voor het zakelijk rijden met een privéauto. Neem gerust contact met ons op als u hier vragen over heeft.