Zonder mobiele telefoon zijn we nergens meer en als ondernemer kan je vaak ook niet zonder. Veel van het klantcontact gaat immers via de telefoon? Als het niet via bellen is, dan wel met appen en mailen vanaf diezelfde telefoon. Deze kosten wil je graag zakelijk opvoeren, maar hoe doe je dat eigenlijk?
Zakelijke telefoon
Het meest makkelijk is het aanschaffen van een zakelijke telefoon. Deze kosten kan je makkelijk verwerken in de administratie, maar om het niet helemaal makkelijk te maken zijn hier wel een aantal regels aan verbonden.
De zakelijke telefoon kan je aanschaffen voor eigen gebruik of voor een personeelslid. Belangrijk is wel dat zowel de factuur van de aanschaf als van het abonnement op naam van het bedrijf staan. Ben je een zzp’er dan mag dit abonnement wel op een privéadres staan en van een privérekening betaald worden.
Administratie
Voor de aangifte inkomstenbelasting geldt dat je de kosten van de aanschaf van de telefoon en het maandelijkse abonnement volledig mag aftrekken van de winst. Hierdoor betaal je minder inkomsten belasting.
Bij de aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) mag je de btw op de aanschaf van je telefoon en de btw op je abonnementskosten verrekenen.
Voorbeeld
Je koopt een zakelijke telefoon van € 350 ex. btw, deze factuur mag je aan je administratie toevoegen. De € 73,50 aan btw mag je bij de aangifte omzetbelasting aftrekken.
Ook van je zakelijke abonnement van € 50 p/mnd voer je de factuur in en trek je de btw van € 10,50 af. Dit maandelijkse abonnement verwerk je terugkerend, met factuur, in de administratie. De aanschafwaarde van je telefoon verwerk je eenmalig voor de aangifte omzetbelasting. Hierbij mag je de btw aftrekken.
Ook komen de aanschaf + abonnementskosten terug in de aangifte inkomsten belasting. Hierin mag je de telefoonkosten aftrekken van je winst:
€ 350 + € 600 (12 x € 50) = € 950
*Let op: heeft jouw telefoon een aanschafwaarde van €450 of meer? Dan moet je deze verwerken als investering, deze investering wordt meestal afgeschreven over 5 jaar. Hierdoor verdeel je 5x € 90,- over de aankomende 5 jaar in je aangifte inkomstenbelasting.
Privételefoon zakelijk gebruiken
Heb je al een prima telefoon en wil je die ook zakelijk gaan gebruiken? Dit kan ook. In de administratie werkt dit net iets anders dan een volledig zakelijke telefoon.
Belspecificatie
Voor het bepalen van het zakelijke deel kan je een aantal maanden een specificatie bijhouden. Op basis van deze specificatie kan je het percentage zakelijk gebruik bepalen. Bij de meeste providers kan je een maandelijkse specificatie opvragen.
Je mag hiervan ook een schatting maken, maar voor deze schatting ben je zelf verantwoordelijk. Het kan zijn dat de Belastingdienst achteraf nog vraagt naar een specificatie om te controleren of wat jij opgeeft wel klopt met de werkelijkheid.
Administratie
Als je een schatting hebt gemaakt van het gedeelte dat je zakelijk gebruikt, mag je dat percentage opvoeren in je administratie. Stel dat 70% van je gebruik zakelijk is en 30% privé, dan mag je zowel van de aanschaf* als van het abonnement 70% in je administratie verwerken.
*Je mag de aanschaf alleen opvoeren als je de telefoon nieuw koopt, niet als het een telefoon is die je al privé in gebruik had.
Voorbeeld
Als voorbeeld kopen we een telefoon van € 200 (ex. btw) met een abonnement van € 30 (ex. btw) per maand.
In de aangifte omzetbelasting voer je de btw over 70% van de aanschaf op:
Aanschaf = € 200,-
70 % = € 140,-
21% btw over € 140 = € 29,40 eenmalig
Ook verwerk je de maandelijkse facturen van je telefoonabonnement, maar ook daarvan mag je maar over 70% btw terugvragen: 70% = € 21
21% btw over €21 = € 4,41 aan btw per maand.
Bij de aangifte inkomstenbelasting mag je het zakelijke gedeelte van kosten aan je telefoon opvoeren = € 140,- aanschaf + (€ 21 x 12 maanden) € 252,- = € 392
Dit laatste bedrag mag je van de winst aftrekken.
Kunnen wij je helpen?
Voor ons is dit gesneden koek, maar misschien kom je er toch nog niet uit na het lezen van dit kennisartikel. Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder!
