Je eerste producten of diensten zijn verkocht en dan moet je jouw klanten en factuur sturen. Met alle programma’s die er tegenwoordig zijn is dit zo gebeurd, maar voldoet je factuur ook aan alle eisen? Maak je gebruik van een boekhoudpakket waarin je zelf facturen kan maken, dan kan je er vanuit gaan dat alles wat op een factuur moet komen ook op de factuur komt. Maar maak je hem zelf, dan is het goed om onderstaand lijstje erbij te houden:
Deze zaken moeten terugkomen op jouw factuur:
- Het woord factuur moet erop staan, zo is het gelijk duidelijk waar het om gaat
- Naam en adresgegevens van jouw bedrijf én van de klant
- Factuurdatum en eventuele leveringsdatum
- Factuurnummer: deze nummering moet doorlopend zijn en elke factuur moet een uniek nummer krijgen*
- De producten en/of diensten die je levert
- Hoeveel producten en/of uren je in rekening brengt
- Het bedrag van het product en/of dienst in- en excl. btw (alleen inclusief btw als je niet btw-plichtig bent)
- Jouw KVK-nummer en btw-nummer
Wat verder handig is:
- Jouw (zakelijke) bankrekeningnummer
- Betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 dagen)
- Logo en huisstijl, zo is je factuur herkenbaar voor klanten
Factuur versturen
Misschien een open deur, maar maak en verstuur de factuur zo snel mogelijk. Bij het verkopen van producten doe je dit gelijk na het aannemen van de bestelling. Maar hoe doe je dit bij diensten? Heb je een langere opdracht, waarbij je per maand mag factureren? Stuur die factuur dan zo snel mogelijk na het eind van de maand. Zo ligt de opdracht voor iedereen nog goed in het geheugen. Doe je over een kortere periode een opdracht, verstuur de factuur dan zo snel mogelijk na het beëindigen van de opdracht.
* Factuurnummering
Wat nog welk eens fout gaat bij ondernemers is de nummering van facturen. De regel is dat de nummering van je facturen doorlopend zijn en dat elke factuur een uniek nummer krijgt. Veel bedrijven starten wel elk jaar met een nieuwe nummering, door bijvoorbeeld het factuurnummer te beginnen met het jaar en daarna een ander getal (bijv. 2025-001 of 202501). Hoe je dit doet maakt niet uit, maar wees consequent. In boekhoudpakketten krijg je vaak automatisch een foutmelding als je een factuur met eenzelfde nummer aanmaakt, maar als je zelf facturen maakt dan moet je er zelf aan denken.
